東京でイベントに関するご依頼を承っている、東真です。
弊社は80社を超えるホテル様との専属契約を結んでおり、セキュリティやトーン＆マナーが大切なホテルや学術関連の施設でのイベントに強いのが特徴の一つです。

 

今回は新国立美術館様とグランドハイアットホテル様での受付ブースの同時設営のご依頼をいただきましたのでご紹介いたします。

イベントの目的や会場に合った施工

 

当イベントは、新国立美術館で展示品の発表会が催され、その後グランドハイアットホテルの2次会の設営会場でお食事を提供しながらの講演が行われるという流れでした。弊社が受けたご依頼は、2つの会場にて、受付ブースとバックパネルを施工するというものでした。さらに外国人の方がいらっしゃるイベントなので、シンプルながらも高級感のある施工をしていただきたいというご要望がありました。

 

バックパネルに対するご要望に関しては、いくつかの参考画像をご提供いただきましたので、それらをもとに弊社がいくつかのデザイン案を作成し、先方に提出しました。

 

先方の担当者様との打ち合わせを重ね、最終的に決まったデザインは白をベースとし、厚みのあるスチレンボードをパネルの枠に合わせて張りつけることで、立体感、清潔感や高級感を演出する施工に決まりました。今回の施工はバックパネルのベース色も白色であるため断面が目立つことはありませんでしたが、バックパネルとスチレンボードの色が異なる場合は、側面からパネルを見ると断面色の違いが目立ちやすくなってしまうので、ベース色との兼ね合いを考えるようにしています。

 

また、イベント時の会場は暗く、受付や展示物の上、壇上などにスポットライトがあるくらいなので、パネルが少しでも人の目に入るように、設置する位置についても先方と打ち合わせを重ねて決めました。

 

ご依頼いただいた内容は受付ブースとパネルの設営だけですが、会場の状況やイベントの目的を考えて行なうのか、何も考えずただ設営するのかで会場の雰囲気は大きく異なります。弊社は、パネルなどのちょっとした設置物も大事な会場の一部だと認識しているため、イベント毎に目的や会場に合った設営をすることを心がけています。

担当者が必ず現場で指揮をとる

弊社では必ず先方の担当者様と打ち合わせをした担当者が現場で指揮を取ることになっています。そうすることで施工状況の正確な確認が可能になり、また不測の事態にも対応することができるため、計画通りに施工を行なうことができます。しかし今回はお客様から2つの会場で同時に受け付けブースを施工したいというご要望をいただきました。そうすると、先方と打ち合わせした弊社の担当者がどちらかの現場にはいない状況が生まれてしまいます。この事態を解決するため今回は担当者が現場にいられるよう施工の開始時間をズラすことで対応させていただきました。

 

 

弊社は運営も含めてイベントを滞りなく行うために必要なノウハウとリソースを社内に蓄積しています。

 

今回のご依頼は、イベントの目的やコンセプトがはっきりしていましたが、弊社はイベントの企画・施工・運営・レンタルをワンストップで行っており、他社に関連業務を外注することがありません。業界最安値を実現できるのもこのためです。そのため、「イベントを開催したいけれど何から始めたらよいかわからない」というお客様もぜひ弊社へお気軽にお問い合わせください。